PRIVACY

img

PRIVACY

De school heeft een informatieplicht en moet uitleggen hoe er met de gegevens over leerlingen wordt omgegaan. Ouders hebben recht op volledige transparantie van de school daarover. Met dit document willen wij onze ouders informeren over privacy op school.

 

Algemene teksten over privacy

Op de scholen, vallend onder Prisma Scholengroep, wordt zorgvuldig omgegaan met de privacy van onze leerlingen. In verband met het geven van onderwijs, het begeleiden van onze leerlingen, en de vastlegging daarvan in de administratie van de school, worden er gegevens over en van leerlingen vastgelegd. Deze gegevens worden persoonsgegevens genoemd. Het vastleggen en gebruik van deze persoonsgegevens is beperkt tot informatie die strikt noodzakelijk is voor het onderwijs. De gegevens worden beveiligd opgeslagen en de toegang daartoe is beperkt. De school maakt ook gebruik van digitaal leermateriaal. De leveranciers van die leermaterialen ontvangen een beperkt aantal leerlinggegevens. De school heeft met haar leveranciers strikte afspraken gemaakt over het gebruik van persoonsgegevens, zodat misbruik wordt voorkomen.

Leerlinginformatie wordt alleen gedeeld met andere organisaties als ouders daar toestemming voor geven, tenzij die uitwisseling verplicht is volgens de wet.

In het privacyreglement is beschreven hoe de school omgaat met haar leerlinggegevens, en wat de rechten zijn van ouders en leerlingen. Het privacyreglement is op te vragen bij de directeur van de school. Natuurlijk kunt u voor vragen ook terecht bij de directie.

 

Aanvullende teksten

 

  1. Basispoort

Een groot aantal basisscholen maakt gebruik van Basispoort. Basispoort beschikt over veel (standaard) leerlinggegevens, daarom is het wenselijk om ouders specifiek over Basispoort in te lichten. Basispoort geeft op haar eigen website informatie (http://info.basispoort.nl/privacy).

Om leerlingen eenvoudig toegang te geven tot digitaal leermateriaal van de school, maken de scholen vallend onder Prisma Scholengroep gebruik van Basispoort. Deze software maakt het geven van onderwijs op maat via gedigitaliseerde leermiddelen mogelijk. Het maken van bijvoorbeeld een online toets is alleen mogelijk als de leerkracht weet welke leerling de antwoorden heeft ingevoerd. Hiervoor zijn leerlinggegevens nodig. De organisatie heeft met Basispoort een overeenkomst gesloten waarin afspraken zijn gemaakt over het gebruik van de leerlinggegevens. Basispoort maakt vanaf het schooljaar 2015/2016 gebruik van de volgende set met gegevens: een identificatienummer van Basispoort, voornaam, achternaam, tussenvoegsel, geboortedatum, leerlingkey, groepskey, groepsnaam, jaargroep, geslacht en het identificatienummer van de school. Via Basispoort worden er dus geen leer- of toetsresultaten opgeslagen en/of uitgewisseld.

 

  1. Extra informatie over digitaal leermateriaal

Vanaf 2015 hebben scholen gezamenlijk afspraken gemaakt met uitgevers, distributeurs en leveranciers van leermiddelen. Op basis van een modelbewerkersovereenkomst kunnen scholen met alle partijen afspraken maken over de verwerking van persoonsgegevens.

De bewerkersovereenkomsten, die Prisma Scholengroep namens haar scholen, door het bevoegd gezag heeft laten afsluiten, zijn op te vragen bij onze organisatie.

 

  1. Inschrijfformulier

De schoolgids en de website van de school, zijn belangrijke informatiebronnen voor ouders die op zoek zijn naar een school voor hun kind(eren). Als het uiteindelijk tot een aanmelding en/of inschrijving komt, wil de school graag beschikken over de juiste informatie. De ouders worden gevraagd om informatie te verstrekken. Daarvoor wordt er meestal gebruik gemaakt van een of meerdere formulieren. Gemakshalve noemen we het formulier ‘inschrijfformulier’. Bij het vragen naar informatie over het kind en diens ouders, is het belangrijk om transparant te zijn wat de school doet met de verstrekte informatie. De meeste vragen op het formulier spreken voor zich. Een aantal vragen zijn wij wettelijk verplicht aan u te stellen.

De gegevens die u heeft ingevuld op het inschrijfformulier, worden opgeslagen in de leerlingadministratie van de school. Uiteraard worden deze gegevens vertrouwelijk behandeld. Op onze administratie is de Wet bescherming persoonsgegevens van toepassing. Dit betekent onder andere dat de gegevens door ons worden beveiligd, en dat de toegang tot de administratie is beperkt tot alleen personeel die de gegevens strikt noodzakelijk nodig heeft. U heeft als ouder het recht om de door ons geregistreerde gegevens in te zien (voor zover die informatie betrekking heeft op uw kind). Als de gegevens niet kloppen, dan mag u van ons verwachten dat wij – op uw verzoek - de informatie verbeteren of aanvullen.

Voor meer informatie over de omgang met de privacy van uw kind(eren), verwijzen wij u naar ons privacyreglement, de schoolgids en website.

 

  1. Telefoonlijst

Op basisscholen worden er vaak klassenlijsten of telefoonlijsten uitgedeeld met namen, adressen en

telefoonnummers (van ouders) van leerlingen. Maar het verstrekken van een dergelijke lijst valt onder de

wettelijk beschermde privacy van de leerling en diens ouders. Het goed kunnen geven van onderwijs is niet

afhankelijk van deze klassenlijst. De school dient de ouders (vooraf) toestemming te vragen om een

klassenlijst te mogen maken en te laten delen met andere ouders in de klas. Hoe praktisch deze lijst ook is:

steeds vaker zijn er ouders die er bezwaar tegen hebben dat hun privégegevens met de hele klas worden

gedeeld.

 

Toelichting informatieplicht

De helderheid die scholen over privacy moeten geven, gaat over twee belangrijke thema’s:

  • informatie over het privacy-beleid. Hierin wordt beschreven hoe de school in het algemeen omgaat met privacy. Dit is meestal vastgelegd in een privacyreglement en/of mediaprotocol;
  • over de (concrete) uitwisselingen van gegevens met andere organisaties en bedrijven, zoals met leveranciers van digitaal leermateriaal of leveranciers van leerlinginformatiesystemen.

 

Volgens de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) moet de school degene over wie de persoonsgegevens gaan (de betrokkene) op de hoogte stellen van haar identiteit (schooldirecteur, bestuur en/of bevoegd

gezag) en voor welk doel(en) de school de persoonsgegevens verzamelt. Als de betrokkene jonger dan 16 jaar is, dan mogen volgens de Wbp alleen de wettelijke vertegenwoordigers (ouders) beslissen over de privacy van de betrokkene. Gemakshalve gebruiken we hierna ‘ouders’.

 

De Wbp eist dat een school de ouders extra informeert als:

  • de verwachting van de ouders anders is: als de school persoonsgegevens gebruikt op een manier die ouders redelijkerwijs niet verwachten, is dit een reden om ouders extra informatie te geven;
  • de omstandigheden waaronder de school persoonsgegevens krijgt: ouders zijn er niet altijd van op de hoogte dat de school via een andere organisatie nieuwe persoonsgegevens heeft gekregen, het is dan noodzakelijk ouders daarvan (en indien mogelijk: persoonlijk) op de hoogte te stellen;
  • Het gebruik dat de school van de gegevens gaat maken: als de gevolgen van het gebruik van de persoonsgegevens voor de leerling (of diens ouders) groter zijn dan anders, is extra informatieverstrekking noodzakelijk;
  • de aard van de gegevens: hoe gevoeliger de aard van de gegevens is die de school van de leerling gebruikt, hoe meer reden er is om de ouders hierover gedetailleerd te informeren, denk hierbij aan het gebruik van medische gegevens.
  • Ouders moeten ten minste zijn geïnformeerd op het moment dat de school de gegevens gaat gebruiken. De school moet er wel rekening mee houden dat de informatie iedereen moet kunnen bereiken: niet iedereen ontvangt bijvoorbeeld de digitale nieuwsbrief of heeft toegang tot (het afgesloten deel van) de website.

 

De informatieplicht geldt niet als:

  • de school weet dat alle ouders volledig zijn geïnformeerd. Vermoeden is niet genoeg;
  • het onevenredig veel inspanning kost om iedereen (persoonlijk) te informeren, is een alternatief voldoende (dus geen persoonlijke brief of gesprek maar bijvoorbeeld via de nieuwsbrief of website).

 

Colofon

Meer weten over de privacy op school? Lees de brochure ‘Privacy in 10 stappen’ op kn.nu/privacy